System im Einsatz

Besprechungen automatisch mitschreiben

Die Aufnahme des nichtöffentlich gesprochenen Wortes ist nach § 201 Abs. 1 Nr. 1 StGB strafbar, wenn sie unbefugt erfolgt. Das ist eine Frage neben der Rechtsgrundlage. Die Verarbeitung selbst kann auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO ruhen, dann aber ist nach Art. 21 Abs. 4 DSGVO ausdrücklich und getrennt auf das Widerspruchsrecht hinzuweisen. Der Weg dieses Hinweises unterscheidet sich je Gruppe der Teilnehmenden.

Der Assistent schreibt mit, auch fremde Stimmen

Ein Assistent schreibt Besprechungen mit, ordnet Beiträge den Sprechenden zu und erzeugt eine Zusammenfassung mit Aufgaben. Am Tisch sitzen Beschäftigte, zwei Personen eines Dienstleisters und eine Bewerberin. Im Gespräch fallen Namen von Kundinnen. Eine Einwilligung wurde von allen Anwesenden eingeholt.

Die Aufnahme und die Verarbeitung sind zwei Fragen

Warum die Einwilligung aller nicht der Ausgangspunkt ist, hat zwei Gründe. Der erste steht nicht im Datenschutzrecht. Die Tonaufnahme des nichtöffentlich gesprochenen Wortes ist nach § 201 Abs. 1 Nr. 1 StGB strafbar, wenn sie unbefugt erfolgt.

Zwei Vorgänge, zwei Maßstäbe

Die Tonaufnahme	Merkmal	Die weitere Verarbeitung
§ 201 Abs. 1 StGBStrafbar ist die unbefugte Aufnahme und nach Nummer 2 auch der Gebrauch einer so hergestellten Aufnahme.	Maßstab	Art. 6 Abs. 1 DSGVOIn Betracht kommt Buchstabe f, bei Beschäftigten daneben eine Kollektivvereinbarung nach Art. 88 DSGVO.
BefugnisSie beseitigt die Strafbarkeit für die Aufnahme, soweit sie reicht.	Wirkung der Einwilligung	WiderruflichNach Art. 7 Abs. 3 DSGVO jederzeit. Danach fehlt die Grundlage für die Verarbeitung.
Alle Sprechenden	Wer erfasst ist	Auch ErwähnteWer im Gespräch genannt wird, ist betroffene Person, ohne am Tisch zu sitzen.
Strafbarkeit	Folge des Fehlens	Unrechtmäßige VerarbeitungMit Ansprüchen der betroffenen Person und Befugnissen der Aufsicht.

Die dritte Zeile zeigt, warum eine Einwilligung aller Anwesenden die Verarbeitung nicht deckt. Sie erreicht die Erwähnten nicht. Für diese käme sie ohnehin zu spät.

Der Hinweis auf das Widerspruchsrecht steht getrennt

Wie der Informationsprozess bei berechtigtem Interesse aussieht, entscheidet eine Vorschrift, die in Datenschutzerklärungen regelmäßig untergeht. Art. 21 Abs. 4 DSGVO verlangt den Hinweis auf das Widerspruchsrecht ausdrücklich, spätestens zum Zeitpunkt der ersten Kommunikation und getrennt von anderen Informationen.

Drei Gruppen, drei Wege

Beschäftigte

Erhebung bei der betroffenen Person, also Art. 13 DSGVO. Der Weg ist die Unterrichtung im Betrieb. Der Hinweis nach Art. 21 Abs. 4 DSGVO gehört getrennt dazu, nicht in die allgemeine Erklärung.

Externe Teilnehmende

Ebenfalls Art. 13 DSGVO, aber ohne betrieblichen Kanal. Der Hinweis muss sie erreichen, also in die Einladung oder in eine Ansage beim Beginn. Der Hinweis auf das Widerspruchsrecht muss davon abgesetzt sein.

Im Gespräch erwähnte Personen

Keine Erhebung bei ihnen, also Art. 14 DSGVO. Die Information ist nach Absatz 3 längstens binnen eines Monats zu erteilen. Die Ausnahmen des Absatzes 5 sind zu prüfen und zu begründen.

Die dritte Gruppe ist die, an der Vorhaben scheitern. Sie lässt sich verkleinern. Wo die Zusammenfassung Namen Dritter nicht braucht, ist deren Entfernung eine Maßnahme nach Art. 5 Abs. 1 Buchst. c DSGVO und erspart die Information.

Der Mitschnitt hat eine kürzere Frist als das Ergebnis

Was mit dem Mitschnitt geschieht, wird selten festgelegt, weil die Aufnahme technisch als Zwischenschritt erscheint. Rechtlich ist sie der Gegenstand mit dem höchsten Risiko, denn sie enthält den Wortlaut und den Ton.

Drei Fristen, von denen die erste die kürzeste ist

Die Tonaufnahme
Sie wird nach Erstellung des Transkripts nicht mehr gebraucht. Art. 5 Abs. 1 Buchst. e DSGVO verlangt dann die Löschung. Ferner stellt § 201 Abs. 1 Nr. 2 StGB den weiteren Gebrauch einer unbefugt hergestellten Aufnahme unter Strafe.
Das Transkript
Es dient der Kontrolle der Zusammenfassung und wird für einen kurzen, benannten Zeitraum gebraucht.
Die Zusammenfassung
Sie folgt der Frist der Ablage, in die sie gehört, also des Vorgangs oder der Akte.

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Am Anfang steht eine Liste der Anwendungsfälle, nicht eine Prüfung des Werkzeugs. Je Anwendungsfall stehen darin die Gruppen der Teilnehmenden, die Rechtsgrundlage, der Weg der Information und die drei Fristen. Aus derselben Liste ergibt sich, für welche Fälle das Werkzeug freigegeben wird und für welche nicht. Das ist die brauchbarere Antwort als eine Freigabe mit Vorbehalten.

Häufige Fragen

Brauchen wir die Einwilligung aller Teilnehmenden?

Für die Verarbeitung nicht zwingend, denn Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO kommt in Betracht. Für die Tonaufnahme ist § 201 Abs. 1 Nr. 1 StGB zu beachten, der die unbefugte Aufnahme des nichtöffentlich gesprochenen Wortes unter Strafe stellt. Eine Befugnis kann sich aus einer Einwilligung ergeben. Deshalb bleibt sie für diesen Teil das nächstliegende Mittel.

Genügt ein Hinweis in der Einladung?

Für Art. 13 DSGVO häufig ja, für Art. 21 Abs. 4 DSGVO nur, wenn er ausdrücklich und von anderen Informationen getrennt erfolgt. Ein Satz im Fußtext einer Einladung erfüllt die Trennung nicht. Bei externen Teilnehmenden kommt hinzu, dass die Information sie erreichen muss und nicht nur bereitgestellt sein darf.

Was gilt für Personen, die nur erwähnt werden?

Für sie ist Art. 14 DSGVO einschlägig, weil die Daten nicht bei ihnen erhoben wurden. Die Information ist nach Absatz 3 längstens innerhalb eines Monats zu erteilen. Die Ausnahmen des Absatzes 5 sind zu prüfen, insbesondere der unverhältnismäßige Aufwand. Ihre Anwendung ist zu begründen.

Ist die Einführung mitbestimmt?

Regelmäßig ja. Ein Assistent, der Beiträge einzelnen Personen zuordnet, ist objektiv geeignet, Verhaltensinformationen zu erheben. Die Zuordenbarkeit ist gerade sein Zweck. Damit ist § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG eröffnet.

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