System im Einsatz

Claude bewusst einführen

Der bei der Einführung festgelegte Zweck begrenzt nach Art. 5 Abs. 1 Buchst. b DSGVO jede spätere Verwendung. Eine Erweiterung ist an Art. 6 Abs. 4 DSGVO zu messen. Jede Anbindung an ein weiteres System ist eine eigene Verarbeitung mit eigener Rechtsgrundlage. Das Modell arbeitet dabei mit den Berechtigungen des Kontos, unter dem es läuft.

Die Prüfung deckt den heutigen Einsatz nicht

Die Einführung ist beschlossen, der Vertrag liegt vor, die Prüfung ist erfolgt. Sie betraf die Textproduktion. Inzwischen ist das Werkzeug an das Ticketsystem angebunden. Für das Personalsystem liegt ein Wunsch vor. Beide Anbindungen sind von der Prüfung nicht gedeckt.

Der Zweck der Einführung begrenzt jede spätere Verwendung

Was die Einführung rechtlich festlegt, ist mehr als eine Freigabe. Mit ihr wird der Zweck festgelegt. Nach Art. 5 Abs. 1 Buchst. b DSGVO begrenzt dieser Zweck jede weitere Verwendung.

Drei Folgen einer Zweckfestlegung

Die Grundlage gilt für diesen Zweck
Eine Grundlage nach Art. 6 Abs. 1 DSGVO gilt für einen bestimmten Zweck. Für einen anderen ist sie erneut zu prüfen.
Eine Erweiterung ist zu messen
Art. 6 Abs. 4 DSGVO nennt fünf Umstände, die bei einer Weiterverarbeitung zu berücksichtigen sind, unter anderem die Art der Daten und die Folgen für die betroffenen Personen.
Der Eintrag folgt dem Zweck
Art. 30 Abs. 1 DSGVO verlangt ein Verzeichnis je Verarbeitungstätigkeit. Ein Werkzeug mit drei Zwecken hat drei Einträge und nicht einen.

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Praktisch empfiehlt es sich, den Zweck bereits bei der Einführung konkret zu benennen und eng zu fassen. Jede spätere Erweiterung sollte als eigenständiger Vorgang geprüft werden. Ein weit gefasster Zweck macht die erneute Prüfung nicht entbehrlich, sondern verlagert die Rechtfertigung in die Interessenabwägung, wo sie regelmäßig schwieriger zu begründen ist.

Jede Werkzeuganbindung ist eine eigene Verarbeitung

Was aus einer Anbindung folgt, wird bei der Einführung selten mitgedacht, weil sie technisch als Einstellung erscheint. Rechtlich erweitert sie die Verarbeitung um die Datenarten und die betroffenen Personen des angebundenen Systems.

Was sich mit einer Anbindung ändert

Ohne Anbindung	Merkmal	Mit Anbindung
Was eingegeben wirdDer Umfang ist durch die Eingabe begrenzt und damit durch die Person, die eingibt.	Datenarten	Der Bestand des SystemsDas Modell liest, was das angebundene System hergibt, nicht nur das, was jemand eingibt.
Die eingebende Person	Reichweite	Das Konto der AnbindungLäuft sie unter einem technischen Konto mit weiten Rechten, erreicht sie mehr als die anfragende Person.
Eine	Rechtsgrundlage	Je System eineDer Zweck des angebundenen Systems ist ein anderer als der der Textproduktion.
Einer	Eintrag im Verzeichnis	Je Tätigkeit einerArt. 30 Abs. 1 DSGVO. Die Kategorien betroffener Personen und die Empfänger ändern sich mit jeder Anbindung.

Die zweite Zeile ist die, die in der Praxis überrascht. Eine Anbindung mit weiten Rechten hebt die Wirkung des Berechtigungskonzepts auf. Dann ist die Maßnahme nach Art. 32 Abs. 1 Buchst. b DSGVO nicht mehr wirksam.

So unterstützen wir Sie bei der Einführung von Claude

Benötigt wird eine Übersicht mit einer Zeile für jede Anbindung. Sie wird angelegt, bevor die erste Verbindung eingerichtet wird. Für jede Anbindung werden das angebundene System, die verarbeiteten Datenarten, die betroffenen Personengruppen, das verwendete Konto mit seinen Berechtigungen sowie die jeweilige Rechtsgrundlage dokumentiert. Aus derselben Übersicht lassen sich später die Angaben für das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 Abs. 1 DSGVO ableiten. Zugleich bildet sie die Grundlage für die Prüfung, ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung erforderlich ist. Wer eine solche Übersicht führt, kann eine neue Anbindung innerhalb kurzer Zeit bewerten. Wer sie nicht führt, beginnt die Prüfung bei jeder Anbindung erneut.

Fünf Angaben je Anbindung

Das angebundene System, mit dem Namen, unter dem es im Betrieb bekannt ist
Die Datenarten, die es hergibt, nicht aber die, die gebraucht werden
Die betroffenen Personen, also wessen Daten dort liegen
Das Konto der Anbindung mit seinen Rechten
Die Rechtsgrundlage für den Zweck dieses Systems

Häufige Fragen

Muss jede neue Anbindung erneut geprüft werden?

Der Umfang ja, die Grundlage meistens. Eine Anbindung erweitert die Datenarten und die betroffenen Personen. Beides bestimmt die Rechtsgrundlage und den Eintrag nach Art. 30 Abs. 1 DSGVO. Eine erneute Prüfung ist deshalb kürzer als die erste, aber sie fällt nicht weg.

Mit welchen Berechtigungen arbeitet das Modell?

Mit denen des Kontos, unter dem die Anbindung läuft. Läuft sie unter einem technischen Konto mit weiten Rechten, erreicht sie mehr als die anfragende Person. Das ist eine Frage des Berechtigungskonzepts und damit der Maßnahmen nach Art. 32 Abs. 1 DSGVO.

Braucht die Einführung eine Folgenabschätzung?

Häufig ja. Die Antwort hängt an den angebundenen Systemen und nicht am Modell. Umfangreiche Verarbeitung besonderer Kategorien nach Art. 35 Abs. 3 Buchst. b DSGVO liegt schnell vor, wenn eine Anbindung Personalakten oder Gesundheitsdaten erreicht. Die Abschätzung ist vor der Verarbeitung durchzuführen.

Was gilt für gespeicherte Unterhaltungen?

Sie sind personenbezogene Daten, soweit sie Angaben über Personen enthalten. Damit unterliegen sie der Speicherbegrenzung und den Betroffenenrechten. Für sie gilt dieselbe Frist wie für die Ablage, in die sie gehören. Diese Frist gehört in die Konfiguration und nicht in eine Anweisung.

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