System im Einsatz

Claude bewusst einführen

Der bei der Einführung festgelegte Zweck begrenzt nach Art. 5 Abs. 1 Buchst. b DSGVO jede spätere Verwendung. Eine Erweiterung ist an Art. 6 Abs. 4 DSGVO zu messen. Jede Anbindung an ein weiteres System ist eine eigene Verarbeitung mit eigener Rechtsgrundlage. Das Modell arbeitet dabei mit den Berechtigungen des Kontos, unter dem es läuft.

Die Prüfung deckt den heutigen Einsatz nicht

Die Einführung ist beschlossen, der Vertrag liegt vor, die Prüfung ist erfolgt. Sie betraf die Textproduktion. Inzwischen ist das Werkzeug an das Ticketsystem angebunden. Für das Personalsystem liegt ein Wunsch vor. Beide Anbindungen sind von der Prüfung nicht gedeckt.

Der Zweck der Einführung begrenzt jede spätere Verwendung

Was die Einführung rechtlich festlegt, ist mehr als eine Freigabe. Mit ihr wird der Zweck festgelegt. Nach Art. 5 Abs. 1 Buchst. b DSGVO begrenzt dieser Zweck jede weitere Verwendung.

Drei Folgen einer Zweckfestlegung

Die Grundlage gilt für diesen Zweck
Eine Grundlage nach Art. 6 Abs. 1 DSGVO wird für einen bestimmten Zweck bestimmt. Für einen anderen ist sie erneut zu prüfen.
Eine Erweiterung ist zu messen
Art. 6 Abs. 4 DSGVO nennt fünf Umstände, die bei einer Weiterverarbeitung zu berücksichtigen sind, unter anderem die Art der Daten und die Folgen für die betroffenen Personen.
Der Eintrag folgt dem Zweck
Art. 30 Abs. 1 DSGVO verlangt ein Verzeichnis je Verarbeitungstätigkeit. Ein Werkzeug mit drei Zwecken hat drei Einträge und nicht einen.

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Praktisch bedeutet das, den Zweck bei der Einführung eng und benannt zu fassen und die Erweiterung als eigenen Vorgang zu behandeln. Ein weit gefasster Zweck erspart die zweite Prüfung nicht, sondern verlagert sie in die Abwägung, wo sie schwerer zu führen ist.

Jede Werkzeuganbindung ist eine eigene Verarbeitung

Was aus einer Anbindung folgt, wird bei der Einführung selten mitgedacht, weil sie technisch als Einstellung erscheint. Rechtlich erweitert sie die Verarbeitung um die Datenarten und die betroffenen Personen des angebundenen Systems.

Was sich mit einer Anbindung ändert

Ohne Anbindung	Merkmal	Mit Anbindung
Was eingegeben wirdDer Umfang ist durch die Eingabe begrenzt und damit durch die Person, die eingibt.	Datenarten	Der Bestand des SystemsDas Modell liest, was das angebundene System hergibt, nicht nur das, was jemand eingibt.
Die eingebende Person	Reichweite	Das Konto der AnbindungLäuft sie unter einem technischen Konto mit weiten Rechten, erreicht sie mehr als die anfragende Person.
Eine	Rechtsgrundlage	Je System eineDer Zweck des angebundenen Systems ist ein anderer als der der Textproduktion.
Einer	Eintrag im Verzeichnis	Je Tätigkeit einerArt. 30 Abs. 1 DSGVO. Die Kategorien betroffener Personen und die Empfänger ändern sich mit jeder Anbindung.

Die zweite Zeile ist die, die in der Praxis überrascht. Eine Anbindung mit weiten Rechten hebt die Wirkung des Berechtigungskonzepts auf. Dann ist die Maßnahme nach Art. 32 Abs. 1 Buchst. b DSGVO nicht mehr wirksam.

So unterstützen wir Sie bei der Einführung von Claude

Gebraucht wird eine Tabelle mit einer Zeile je Anbindung. Sie entsteht vor der ersten. Je Zeile stehen darin das angebundene System, die Datenarten, die betroffenen Personen, das Konto mit seinen Rechten und die Rechtsgrundlage. Aus derselben Tabelle folgen die Einträge nach Art. 30 Abs. 1 DSGVO und die Frage, ob eine Folgenabschätzung nötig ist. Wer sie führt, kann eine neue Anbindung in einer Stunde beurteilen. Wer sie nicht führt, prüft jedes Mal von vorn.

Fünf Angaben je Anbindung

Das angebundene System, mit dem Namen, unter dem es im Betrieb bekannt ist
Die Datenarten, die es hergibt, nicht aber die, die gebraucht werden
Die betroffenen Personen, also wessen Daten dort liegen
Das Konto der Anbindung mit seinen Rechten
Die Rechtsgrundlage für den Zweck dieses Systems

Häufige Fragen

Muss jede neue Anbindung erneut geprüft werden?

Der Umfang ja, die Grundlage meistens. Eine Anbindung erweitert die Datenarten und die betroffenen Personen. Beides bestimmt die Rechtsgrundlage und den Eintrag nach Art. 30 Abs. 1 DSGVO. Eine erneute Prüfung ist deshalb kürzer als die erste, aber sie fällt nicht weg.

Mit welchen Berechtigungen arbeitet das Modell?

Mit denen des Kontos, unter dem die Anbindung läuft. Läuft sie unter einem technischen Konto mit weiten Rechten, erreicht sie mehr als die anfragende Person. Das ist eine Frage des Berechtigungskonzepts und damit der Maßnahmen nach Art. 32 Abs. 1 DSGVO.

Braucht die Einführung eine Folgenabschätzung?

Häufig ja. Die Antwort hängt an den angebundenen Systemen und nicht am Modell. Umfangreiche Verarbeitung besonderer Kategorien nach Art. 35 Abs. 3 Buchst. b DSGVO liegt schnell vor, wenn eine Anbindung Personalakten oder Gesundheitsdaten erreicht. Die Abschätzung ist vor der Verarbeitung durchzuführen.

Was gilt für gespeicherte Unterhaltungen?

Sie sind personenbezogene Daten, soweit sie Angaben über Personen enthalten. Damit unterliegen sie der Speicherbegrenzung und den Betroffenenrechten. Für sie gilt dieselbe Frist wie für die Ablage, in die sie gehören. Diese Frist gehört in die Konfiguration und nicht in eine Anweisung.

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