Ablauf
Ein Auskunftsersuchen ist eingegangen
Ein Auskunftsersuchen braucht keine Begründung. Die Beweggründe sind grundsätzlich unerheblich. Seit dem Urteil vom 19.03.2026 kann allerdings schon der erste Antrag exzessiv sein, wenn der Verantwortliche eine missbräuchliche Absicht nachweist. Die Nachweislast dafür liegt bei ihm. Die Frist läuft weiter.
Ein Auskunftsersuchen im laufenden Verfahren
Im allgemeinen Postfach liegt eine E-Mail mit dem Betreff „Auskunft über meine Daten“. Absenderin ist eine Beschäftigte, deren Kündigungsschutzklage seit drei Wochen läuft. Die Nachricht ist elf Tage alt. Gelesen hat sie bislang niemand.
Die Kopie ist keine Aktenkopie und mehr als eine Liste
Was die Kopie nach Art. 15 Abs. 3 Satz 1 DSGVO umfasst, wird häufig in beide Richtungen missverstanden. Der betroffenen Person sind die personenbezogenen Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind, nicht die Unterlagen, Dateien oder Dokumente, in denen sie enthalten ist, herauszugeben. Hinzu kommen die acht Angaben aus Art. 15 Abs. 1 DSGVO.
Die acht Angaben des Art. 15 Abs. 1 DSGVO
Zwecke und Kategorien
Die Verarbeitungszwecke und die Kategorien der verarbeiteten Daten, Buchstaben a und b. Beides steht bereits im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten und lässt sich daraus übernehmen.
Empfänger und Drittländer
Die Empfänger oder Kategorien von Empfängern, Buchstabe c, insbesondere Drittlandsübermittlungen. Nach Absatz 2 ist zusätzlich über die Garantien nach Art. 46 DSGVO zu unterrichten.
Dauer und Herkunft
Die geplante Speicherdauer oder die Kriterien für ihre Festlegung, Buchstabe d. Wurden die Daten nicht bei der betroffenen Person erhoben, sind ferner nach Buchst. g alle verfügbaren Informationen über ihre Herkunft mitzuteilen.
Rechte und automatisierte Entscheidungen
Die Rechte auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Widerspruch, das Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde sowie das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung nebst aussagekräftigen Informationen über die involvierte Logik, Buchstaben e, f und h.
Zwei Ansprüche in einer Vorschrift
| Auskunft nach Absatz 1 | Merkmal | Kopie nach Absatz 3 |
|---|---|---|
| Angaben über die VerarbeitungZwecke, Kategorien, Empfänger, Dauer, Rechte, Herkunft, automatisierte Entscheidungen. | Gegenstand | Die Daten selbstIn der Form, in der sie verarbeitet werden. |
| Abschließend aufgezähltAcht Buchstaben, dazu Absatz 2 für Drittlandübermittlungen. | Umfang | Alle verarbeiteten DatenAuch aus E-Mails, Vermerken und Freitextfeldern, soweit sie personenbezogen sind. |
| Art. 12 Abs. 5 DSGVOOffenkundig unbegründete oder exzessive Anträge. | Grenze | Zusätzlich Art. 15 Abs. 4 DSGVORechte und Freiheiten anderer Personen. |
| UnentgeltlichArt. 12 Abs. 5 Satz 1 DSGVO. | Kosten | Erste Kopie unentgeltlichFür weitere Kopien ein angemessenes Entgelt nach Verwaltungskosten. |
Die häufigste Fehlerquelle liegt in der Verwechslung von Absatz 1 und Absatz 3. Eine Aktenkopie ersetzt die acht Angaben des Absatzes 1 nicht. Umgekehrt genügt eine Übersicht mit Stammdaten nicht als Kopie der personenbezogenen Daten im Sinne des Absatzes 3.
Rechte Dritter begrenzen die Kopie, nicht die Auskunft
Wie mit Daten anderer Personen und mit Geschäftsgeheimnissen umzugehen ist, beantwortet Art. 15 Abs. 4 DSGVO nur zur Hälfte. Die Vorschrift begrenzt das Recht auf Erhalt einer Kopie und nicht die Auskunft über die Verarbeitung als solche.
Drei Schritte statt einer pauschalen Verweigerung
Trennen
Personenbezogene Daten der antragstellenden Person sind von den Daten anderer Personen zu trennen. Ein Vermerk über ein Gespräch enthält beides. Gegenstand des Anspruchs sind nur die Daten der antragstellenden Person.
Beeinträchtigung feststellen
Art. 15 Abs. 4 DSGVO verlangt eine Beeinträchtigung im Einzelfall. Der bloße Umstand, dass ein Dritter genannt ist, genügt nicht.
So wenig schwärzen wie nötig
Eine Schwärzung, nach der die Kopie nichts mehr aussagt, erfüllt den Anspruch nicht. Wo eine Beeinträchtigung feststeht, ist die betroffene Person darüber zu unterrichten.
3 von 3
Geschäftsgeheimnisse bilden keinen eigenständigen Verweigerungsgrund der DSGVO. Sie können lediglich in die Abwägung aus Art. 15 Abs. 4 DSGVO eingehen, soweit sie Rechte und Freiheiten anderer Personen berühren. Hinzu treten die Beschränkungen, die die Mitgliedstaaten aufgrund von Art. 23 DSGVO vorsehen dürfen, in Deutschland insbesondere § 34 BDSG.
Der Beweggrund zählt nicht, die missbräuchliche Absicht seit 2026 schon
Ob ein Auskunftsersuchen deshalb anders zu beurteilen ist, weil es aus einem laufenden Konflikt heraus gestellt wird, hat der Europäische Gerichtshof inzwischen zweimal beantwortet. Die jüngste Entscheidung ist von 2026.
Zwei Entscheidungen, drei Jahre auseinander
26.10.2023
Der Antrag braucht keine Begründung
In der Sache C-307/22 hat der Gerichtshof entschieden, dass die erste Kopie auch dann unentgeltlich geschuldet ist, wenn der Antrag mit einem anderen Zweck begründet wird als dem der Datenschutzprüfung. Eine Begründung darf der Verantwortliche nicht verlangen.
19.03.2026
Auch der erste Antrag kann exzessiv sein
In der Sache C-526/24 hat der Gerichtshof entschieden, dass ein erster Antrag als exzessiv gelten kann, wenn der Verantwortliche eine missbräuchliche Absicht nachweist, etwa die künstliche Schaffung der Voraussetzungen für einen Vorteil aus der Verordnung.
Beides steht nebeneinander und widerspricht sich nicht. Der Beweggrund bleibt grundsätzlich unerheblich. Die Grenze liegt bei der missbräuchlichen Absicht. Daraus ergeben sich zwei Folgerungen für die Praxis.
Die Frist läuft ab Eingang und nicht ab Zuständigkeit
In der Praxis scheitert die Einhaltung der Monatsfrist häufiger an der betrieblichen Organisation als an schwierigen Rechtsfragen. Die Frist des Art. 12 Abs. 3 DSGVO beginnt mit dem Eingang des Antrags. Ein Eingang liegt auch dann vor, wenn das Ersuchen zunächst im allgemeinen Postfach eingeht.
Was vor dem ersten Auskunftsersuchen feststehen sollte
Liste zu erledigender Punkte
- Wo Auskunftsersuchen eingehen können, also allgemeine Postfächer, Formulare, Telefon und Papierpost
- Wer zuständig ist und an wen die Anfragen weitergeleitet werden
- In welchen Systemen zu suchen ist, abgeleitet aus dem Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten
- Welche Auftragsverarbeiter nach Art. 28 Abs. 3 Buchst. e DSGVO zuarbeiten müssen
- Wer über eine Fristverlängerung entscheidet und wer sie mitteilt
Die Verlängerung um zwei Monate ist möglich, wenn Komplexität oder Anzahl der Anträge das erfordern. Mitzuteilen ist sie innerhalb des ersten Monats, zusammen mit den Gründen für die Verzögerung.
So unterstützen wir Sie bei der Beantwortung des Auskunftsersuchens
Die Vorbereitung kostet einen Vormittag und wirkt bei jedem Ersuchen. Grundlage ist das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, aus dem sich die Liste der Systeme und der Auftragsverarbeiter ergibt. Ein Musterschreiben mit den acht Angaben des Art. 15 Abs. 1 DSGVO nimmt der Frist ihre Schärfe.
Häufige Fragen
Muss ein Auskunftsersuchen begründet werden?
Nein. Der Gerichtshof hat am 26.10.2023 entschieden, dass weder Art. 12 Abs. 5 noch Art. 15 Abs. 1 und 3 DSGVO eine Begründung verlangen. Der Verantwortliche darf sie deshalb auch nicht zur Voraussetzung machen.
Kann schon der erste Antrag exzessiv sein?
Seit dem 19.03.2026 ja. Der Gerichtshof hat entschieden, dass auch ein erster Antrag als exzessiv gelten kann, wenn der Verantwortliche eine missbräuchliche Absicht nachweist. Berücksichtigt werden darf dabei, ob die Person nach öffentlich zugänglichen Informationen mehrfach Auskunft verlangt und danach Schadensersatz gefordert hat.
Was gilt für Daten anderer Personen?
Art. 15 Abs. 4 DSGVO begrenzt das Recht auf Erhalt einer Kopie, wenn Rechte und Freiheiten anderer beeinträchtigt würden. Das ist im Einzelfall festzustellen und rechtfertigt keine pauschale Verweigerung. Die Auskunft über die Verarbeitung als solche bleibt geschuldet.
Wie lange ist die Frist?
Ein Monat ab Eingang des Antrags, Art. 12 Abs. 3 DSGVO. Sie kann um zwei Monate verlängert werden, wenn Komplexität oder Anzahl der Anträge das erfordern. Die Verlängerung ist innerhalb des ersten Monats mitzuteilen, zusammen mit den Gründen.
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