Digitales Führungszeugnis: Strafdaten nicht ins Postfach

Seit dem 1. Oktober 2026 ist die gesetzliche Grundlage für die Erteilung eines digitalen Führungszeugnisses in Kraft getreten (§ 30d BZRG). Für Arbeitgeber, Vereine und andere private Stellen, die sich Führungszeugnisse vorlegen lassen, ändert sich damit (sobald das Bundesamt für Justiz die Fachverfahren angepasst hat; die Anpassungen stehen derzeit noch aus) vor allem der Übermittlungsweg. Kritisch wird es, sobald ein Führungszeugnis Eintragungen enthält: Wer es dann per E-Mail entgegennimmt oder ablegt, verarbeitet bereits Strafdaten, für die im allgemeinen Beschäftigungskontext regelmäßig keine Rechtsgrundlage besteht. Der Beitrag zeigt, worauf es ankommt und welche Prozesse jetzt angepasst werden sollten.

Das Wichtigste in Kürze

• Neu: Führungszeugnisse können künftig als digitale Urkunde (PDF) über die BundID bereitgestellt werden – vorausgesetzt, sie wurden online beim Bundesamt für Justiz (BfJ) oder über die BundID beantragt.

• Betroffen: vor allem privatwirtschaftliche Arbeitgeber und Träger ehrenamtlicher Tätigkeiten (z. B. Sportvereine, kirchliche Einrichtungen, etc.). Das Verfahren gegenüber Behörden bleibt unverändert.

• Stand der Umsetzung: Die Rechtsgrundlage gilt, das technische Verfahren hat das BfJ aber noch nicht bereitgestellt. Es bleibt Zeit, die eigenen Prozesse vorzubereiten.

• Datenschutz: Auch das elektronische Siegel und der QR-Code auf dem Dokument sind personenbezogene Daten – nicht nur der sichtbare Text.

• Hauptrisiko: Enthält das Führungszeugnis Eintragungen, handelt es sich um Strafdaten (Art. 10 DSGVO). Ohne spezielle gesetzliche Grundlage dürfen diese nicht gespeichert, kopiert oder inhaltlich vermerkt werden.

Was sich ändert und was gleich bleibt

Bisher konnte das Führungszeugnis zwar online beantragt werden, erteilt wurde es aber ausschließlich auf grünem Sicherheitspapier. Mit dem neuen § 30d des Bundeszentralregistergesetzes (BZRG) gibt es nun eine Rechtsgrundlage für die digitale Erteilung, Bereitstellung und Prüfung. Die wesentlichen Eckpunkte:

• Antrag: Nur Führungszeugnisse, die online über die Website des BfJ oder die BundID beantragt werden, können digital erteilt werden. Wer im Bürgerbüro beantragt, erhält weiterhin ein Papierdokument.

• Bereitstellung: Das digitale Führungszeugnis wird als PDF ausschließlich im BundID-Konto der antragstellenden Person bereitgestellt. Diese leitet es anschließend selbst an Arbeitgeber oder Verein weiter.

• Echtheitsprüfung: Herkunft, Ausstellungsdatum und Unverändertheit müssen elektronisch überprüfbar sein. Vorgesehen sind ein elektronisches Siegel (voraussichtlich ein qualifiziertes Siegel, das die Echtheit rechtlich vermutet) sowie ein QR-Code, der mit einer Prüf-App auf dem Smartphone ausgelesen werden kann.

• Anwendungsbereich: Die Regelung betrifft nur Führungszeugnisse zur Vorlage bei privaten Stellen. Führungszeugnisse für Behörden werden wie bisher direkt vom BfJ an die Behörde übermittelt.

An den datenschutzrechtlichen Grunddeterminanten ändert die Digitalisierung nichts. Wer sich ein Führungszeugnis vorlegen lässt, muss weiterhin

• die Verarbeitung auf eine tragfähige Rechtsgrundlage stützen,

• die betroffenen Personen nach Art. 13 DSGVO informieren und

• die mit den Führungszeugnissen befassten Beschäftigten zur Vertraulichkeit verpflichten und den Zugriff auf einen möglichst kleinen Personenkreis beschränken.

Siegel und QR-Code sind personenbezogene Daten

Beim digitalen Führungszeugnis fließen die Inhalte der Urkunde in das elektronische Siegel und den QR-Code ein. Diese Daten sind lediglich verschlüsselt bzw. pseudonymisiert und damit genauso schutzbedürftig wie der Klartext. Enthält das Führungszeugnis Eintragungen, gilt das auch für Siegel und QR-Code. Eine PDF-Datei, die in E-Mail-Postfächern, Personalakten oder Netzlaufwerken abgelegt wird, ist also datenschutzrechtlich nicht „harmloser“ als eine eingescannte Papierurkunde.

Führungszeugnisse mit Eintragungen sind Strafdaten

Entscheidend ist, auf welcher Grundlage Sie das Führungszeugnis verlangen:

• Gesetzliche Vorlagepflicht: Manche Stellen sind gesetzlich verpflichtet, sich ein (erweitertes) Führungszeugnis vorlegen zu lassen – etwa Träger der freien Jugendhilfe gegenüber Personen, die Kinder und Jugendliche trainieren (§ 72a SGB VIII). Hier regelt das Gesetz selbst, was verarbeitet und dokumentiert werden darf. Diese Vorgaben sind genau einzuhalten.

• Keine gesetzliche Vorlagepflicht (allgemeiner Beschäftigungskontext): Die Anforderung eines Führungszeugnisses kann zwar auf die Vertragsanbahnung oder ein berechtigtes Interesse gestützt werden. Für Strafdaten verlangt Art. 10 DSGVO aber eine spezielle gesetzliche Grundlage. Die allgemeine Regelung zum Beschäftigtendatenschutz (§ 26 BDSG) reicht dafür nach der Rechtsprechung des EuGH nicht aus.

Konsequenz für die Praxis: Enthält ein Führungszeugnis außerhalb einer gesetzlichen Vorlagepflicht Eintragungen, dürfen keine Kopien, Abschriften oder inhaltlichen Vermerke angefertigt werden. Besonders heikel beim digitalen Führungszeugnis: Wird die PDF-Datei per E-Mail zugesandt, liegen die Strafdaten bereits mit dem Eingang im Postfach beim Unternehmen vor – unabhängig davon, ob sie später gelöscht werden.

Was Unternehmen und Vereine jetzt tun sollten

1. Rechtsgrundlage klären: Prüfen Sie für jede Position bzw. Tätigkeit, ob eine gesetzliche Pflicht zur Vorlage eines Führungszeugnisses besteht. Verlangen Sie ein Führungszeugnis nur dort, wo es erforderlich ist.
2. Übermittlungsweg festlegen: Bevorzugen Sie die Einsichtnahme gegenüber der Zusendung per E-Mail. Kommunizieren Sie den gewünschten Weg vorab.
3. Speicherung vermeiden: Legen Sie die PDF-Datei nicht ab. Dokumentieren Sie nur das Nötigste (z. B. Datum der Einsichtnahme) – bei gesetzlicher Vorlagepflicht im Rahmen der dortigen Vorgaben.
4. Datenschutzinformation anpassen: Ergänzen Sie Ihre Hinweise nach Art. 13 DSGVO um das digitale Führungszeugnis und den festgelegten Prozess.
5. Zugriff und Vertraulichkeit regeln: Beschränken Sie den Kreis der befassten Personen und verpflichten Sie diese ausdrücklich zur Vertraulichkeit.
6. Prozess dokumentieren: Nehmen Sie den Vorgang in Ihr Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten auf und passen Sie ggf. interne Richtlinien und Löschkonzepte an.

Das digitale Führungszeugnis wird Zuverlässigkeitsüberprüfungen im Beschäftigungskontext und im Ehrenamt deutlich vereinfachen – solange die Führungszeugnisse keine Eintragungen enthalten. Für Führungszeugnisse mit Eintragungen hat der Gesetzgeber es weitgehend versäumt, die nach Art. 10 DSGVO erforderlichen Rechtsgrundlagen zu schaffen. Ein Beschäftigtendatenschutzgesetz, das hier Rechtssicherheit bringen könnte, ist bislang nicht in Sicht. Bis dahin müssen Verantwortliche ihre Prozesse so gestalten, dass Strafdaten gar nicht erst in ihre Systeme gelangen.

Gerne unterstützen wir Sie dabei, Ihre Prozesse rund um das digitale Führungszeugnis datenschutzkonform aufzusetzen.